Ab dem 1. Januar 2025 zählen Beträge, die ein Freiberufler als Erstattung für seine Auslagen erhält, die er im Rahmen eines Auftrags getragen und dem Kunden analytisch in Rechnung gestellt hat, nicht mehr zum Einkommen des Freiberuflers.
Für Auslagen, die der Freiberufler pauschal in Rechnung stellt, also ohne konkrete Aufschlüsselung, etwa als allgemeine „Reisespesen“ in der Rechnung, ändert sich nichts: In diesem Fall bleibt die Erstattung einkommensteuerlich als Ertrag zu behandeln.

Das Ergebnis dieser neuen Regelung ist für Freiberufler in der einfachen Buchhaltung neutral, da sich zuvor Einnahmen und gleichzeitig abzugsfähige Ausgaben einander aufhoben haben. Für Freiberufler im Pauschalsystem „Forfettario“ ist die Neuregelung hingegen sehr vorteilhaft.

Die Vorschrift muss mit den Bestimmungen des Haushaltsgesetzes 2025 abgestimmt werden, welches die Abzugsfähigkeit von Reise- und Repräsentationskosten durch nachverfolgbare Zahlungsmitteln vorsieht. Für einen Freiberufler, welcher die Auslagen analytisch an die Kunden weiterberechnet, ist die Nachverfolgbarkeit nicht erforderlich, da diese Beträge weder als Ertrag noch als abzugsfähige Kosten gelten. Für den Kunden hingegen ist die Nachverfolgbarkeit relevant: Um die weiterberechneten Kosten steuerlich absetzen zu können, muss er einen Nachweis der getätigten nachverfolgbaren Zahlung erhalten. Der Berufstätige muss dem Kunden daher eine Kopie des Zahlungsnachweises übergeben.

Bei der Rechnungsstellung gilt:

• Die analytische Erstattung der Auslagen stellt kein Ertrag mehr dar; daher entfällt die Beitragsbemessung für die Vorsorgekasse;
• Die Behandlung der Mehrwertsteuer bleibt unverändert, da nur die einkommensteuerliche Einordnung geändert wurde.

Die hier betrachteten Erstattungen gelten nicht als „vorausgelegte Spesen gemäß Art. 15 DPR 633/1972“, da sie im Namen des Berufstätigen und nicht im Namen des Endkunden entstehen. Folglich bleibt die 22 %ige Mehrwertsteuer anzuwenden (bei Pauschalsystem: Mehrwertsteuerbefreiung, Kodex N2.2).