Die Jahresabschlüsse werden von den Verwaltern einer Gesellschaft erstellt und müssen von diesen, mindestens 30 Tage vor dem Termin der Gesellschafterversammlung für die Genehmigung des Jahresabschlusses, dem Aufsichtsrat übermittelt werden. Die Jahresabschlüsse müssen den Gesellschaftern, zusammen mit den Berichten der Verwalter und der Aufsichtsräte, mindestens 15 Tage vor der Gesellschafterversammlung zur Einsicht bereitgestellt werden. Der Jahresabschluss muss der ordentlichen Gesellschafterversammlung, innerhalb von 120 Tagen nach Ende des Geschäftsjahres, zur Genehmigung vorgelegt werden, es sei denn, ein längerer Zeitraum (höchstens 180 Tage) ist durch besondere Erfordernisse gerechtfertigt. Schließlich muss der Jahresabschluss, innerhalb von 30 Tagen nach seiner Genehmigung, beim Handelsregister hinterlegt werden. 

Die nachstehende Tabelle zeigt die Fristen für das Verfahren zur Genehmigung der Jahresabschlüsse:

Um auf die verlängerte Frist von 180 Tagen zurückgreifen zu können, muss beispielsweise einer der konkreten Umstände vorliegen: 

• das Vorhandensein von Beteiligungen (mit der Notwendigkeit, die Bilanzdaten der beteiligten Unternehmen zu kennen, um diese beurteilen bzw. bewerten zu können);
• das Vorhandensein von Betriebsstätten im Ausland mit getrennter Buchhaltung, welche bei Bilanzerstellung zusammengeführt werden müssen, oder das Vorhandensein mehrerer Betriebssitze mit eigenständiger Buchführung;
• Unternehmensumstrukturierungen, die sich auf die Verwaltungs- und Buchhaltungsstruktur des Unternehmens auswirken;
• die Einreichung eines Antrags auf Nichtanwendbarkeit der „società di comodo“, welcher noch nicht bestätigt wurde.

Ernennung des Kontrollorganes für GmbHs mit Bilanzgenehmigung

Der Einheitstext der Unternehmenskrise, sogenannte „codice della crisi“, hat die Grenzen für die Verpflichtung zur Ernennung eines Kontrollorgans oder eines Wirtschaftsprüfers in GmbHs abgeändert; Gesellschaften mit beschränkter Haftung können entscheiden, anstelle eines Aufsichtsrates, auch einen Wirtschaftsprüfer (Revisor) zu ernennen. Dabei sind die Unterschiede zwischen dem Kontrollorgan und dem Wirtschaftsprüfer zu berücksichtigen: Der Aufsichtsrat ist ein echtes Organ der Gesellschaft, das aktiv am Leben der Gesellschaft teilnimmt, indem es an den Sitzungen des Verwaltungsrates und der Gesellschafterversammlung teilnimmt.  Der Aufsichtsrat verfügt über Kontroll- und Inspektionsbefugnisse und hat die Möglichkeit Berichte und Beschwerden einzureichen; auf den Wirtschaftsprüfer hingegen können die Befugnisse des Artikels 2403 des Zivilgesetzbuches nicht ausgedehnt werden – dieser ist lediglich für die Überprüfung der Rechnungslegung zuständig;

Die Ernennung eines Wirtschaftsprüfers oder eines Kontrollorgans bei GmbHs muss bis zur Erstellung des Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2024 (d.h. im Jahr 2025) erfolgen. Die Verpflichtung besteht, wenn sich die Gesellschaft in einer der drei in Artikel 2477 des Zivilgesetzbuches vorgesehenen Situationen befindet:

• Verpflichtung der Erstellung eines Konzernabschlusses;
• die Kontrolle des Unternehmens, von Seiten einer Gesellschaft die zur Rechnungsprüfung verpflichtet ist;
• Überschreitung mindestens einer der folgenden Grenzen in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren:

Zur Überprüfung der Größenordnung sind die Bilanzdaten der Jahre 2023 und 2024 heranzuziehen.

Eine Ernennung ist nicht mehr erforderlich, wenn in drei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren keine der oben genannten Grenzen überschritten wird.

Gewinnausschüttung: Registrierung auch in telematischer Form

Der Vordruck „RAP – Eintragung eines privatrechtlichen Aktes“ wurde aktualisiert und enthält ein neues Zusatzmodul für die Beantragung der telematischen Registrierung der Protokolle betreffend die Gewinnausschüttung von Gesellschaften, durch die gesetzlichen Vertreter oder Beauftragten der Unternehmen, sowie zugelassenen Vermittler.

Das Zusatzmodul setzt sich insbesondere aus folgenden Teilen zusammen:

• Übersicht „Urkunde - Protokoll der Gewinnausschüttung“, in welcher der „erwirtschaftete Gesamtgewinn“ und der „Betrag der ausgeschütteten Gewinne an den jeweiligen Gesellschafter“ angegeben werden müssen;
• Übersicht „Gesellschafter“, welche die persönlichen Daten der jeweiligen Gesellschafter, sowie Informationen über dessen „Quotenanteile“ und die „Höhe der ausgeschütteten/erhaltenen Gewinne“ beinhaltet;

Die telematische Registrierung muss innerhalb von 30 Tagen nach dem Beschluss der Gesellschafterversammlung erfolgen und unterliegt einer fixen Registergebühr (Euro 200,00). In diesem Zusammenhang ermöglicht der neue Vordruck die Zahlung der Registergebühr und der Stempelsteuer.