Die Regelung zur Transparenz öffentlicher Zuwendungen sieht vor, dass Unternehmen bis zum 30. Juni eines jeden Jahres ihrer Informationspflicht über die im Vorjahr erhaltenen öffentlichen Beiträge und Zuwendungen nachkommen müssen.

Zu dieser Pflicht sind alle im Handelsregister eingetragenen Subjekte verpflichtet:
Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, Kommanditgesellschaft auf Aktien), Personengesellschaften (OHG, KG), Einzelunternehmer mit gewerblicher Tätigkeit (unabhängig vom verwendeten Rechnungslegungs  bzw. Steuerregime, einschließlich ordentliche, vereinfachte Buchhaltung, „Minimi“-Regime und Forfettario) sowie Genossenschaften (einschließlich Sozialgenossenschaften).
Freiberufler sind von dieser Pflicht ausgenommen.
Veröffentlicht werden müssen alle Beiträge und Beihilfen, wenn der Gesamtbetrag 10.000 Euro übersteigt, die von öffentlichen Stellen gewährt wurden (Staat, Gebietskörperschaften, Universitäten, Handelskammern usw.).

Liegt jeder einzelne Beitrag unterhalb dieser Schwelle, überschreitet jedoch die Gesamtsumme aller erhaltenen Beiträge die Grenze von 10.000 Euro, sind alle erhaltenen Zuwendungen zu veröffentlichen.
Unternehmen können die erhaltenen Beihilfen im Anhang zum Jahresabschluss angeben.
Unternehmen, die keinen Anhang erstellen müssen, müssen die Beträge auf ihrer eigenen Website oder, falls nicht vorhanden, auf der Website ihres Berufs  oder Branchenverbands veröffentlichen.
Die Beiträge sind nach dem Kassaprinzip auszuweisen.
Wurde eine Beihilfe lediglich zugesagt, aber noch nicht ausgezahlt, ist keine Veröffentlichung erforderlich.

Nicht veröffentlichungspflichtig sind steuerliche Vorteile, die der Gesamtheit der Unternehmen zustehen, sowie Beträge, die für Lieferungen und/oder Dienstleistungen gegenüber öffentlichen Verwaltungen gezahlt wurden.

Für staatliche Beihilfen und De minimis Beihilfen, die im „Nationalen Register für staatliche Beihilfen“ (RNA) veröffentlicht werden müssen, besteht keine zusätzliche Verpflichtung.