Freitag, 05. Dezember 2025
Weihnachtsgeschenke und Repräsentationsspesen
Buchhaltung und Steuerberatung
Da die Weihnachtszeit näher rückt, wird die steuerliche Behandlung der Ausgaben für Geschenke kurz zusammengefasst. Dabei ist es notwendig, sowohl die Regeln für die Einkommenssteuer als auch jene für die Mehrwertsteuer zu analysieren.
Aus steuerlicher Sicht gehören die Weihnachtsgeschenke zu den Repräsentationsspesen. Die Ausgaben für die Geschenke müssen im Allgemeinen einen Werbezweck für das Unternehmen haben und darauf abzielen, dem Unternehmen einen wirtschaftlichen Nutzen zu verschaffen. Solche Geschenke müssen kostenlos sein und dem Grundsatz der "Kongruenz" entsprechen, d.h. sie müssen angemessen sein und den Geschäftspraktiken des Sektors entsprechen.
Es wird daran erinnert, dass Repräsentationsspesen und Spesen für Geschenke nur dann abzugsfähig sind, wenn diese mit rückverfolgbaren Zahlungsmittel beglichen werden (Debit-, Kredit- und Prepaidkarten), Bank- und Zirkularschecks, aber auch über Apps wie Satispay oder PayPal.
Handelt es sich bei den Empfängern der Geschenke um die Angestellten des Unternehmens, werden die Kosten für den Erwerb der Geschenke unter dem Posten "Aufwendungen für Dienstleistungen der Beschäftigten" und nicht unter den Repräsentationsspesen verbucht; diese Kosten sind daher für Zwecke der Einkommenssteuern in vollem Umfang von der Steuerbemessungsgrundlage abzugsfähig, unabhängig davon, ob diese Güter vom Unternehmen hergestellt und/oder vertrieben werden oder nicht. Sachspenden (in Form von Waren oder Dienstleistungen oder entsprechenden Gutscheinen), die einem Arbeitnehmer gewährt werden, stellen für den Arbeitnehmer ein Einkommen aus abhängiger Arbeit dar, wenn sie einen Betrag von 258,23 Euro übersteigen. Bei Überschreitung des Schwellenwerts von 258,23 Euro für jeden einzelnen Arbeitnehmer müssen also alle vom Arbeitgeber gewährten Leistungen (einschließlich der Werbegeschenke) besteuert werden.
Diese Grenze wurde für das Jahr 2025 auf 2.000 Euro für Angestellte mit zu Lasten lebenden Kindern und auf 1.000 Euro für alle anderen angehoben.
Um alles korrekt klassifizieren zu können, muss die Art des Geschenkes identifiziert werden (ob dieses in den Gegenstand der ausgeübten Tätigkeit fällt oder nicht), es muss unterschieden werden, wie dieses für den Zweck der Mehrwertsteuer und für den Zweck der direkten Steuern (IRPEF/IRES) behandelt wird. Die verschiedenen Fälle sind in den folgenden Tabellen zusammengefasst.
GÜTER DIE NICHT ZUM GESELLSCHAFTZWECK DES UNTERNEHMENS GEHÖREN - UNTERNEHMEN | ||||
Art des Geschenks | MwSt. | IRPEF/IRES | ||
Absetzbarkeit MwSt. | Gratis Verkauf | Absetzbarkeit der Spesen | ||
Für Kunden | Einheitspreis bis zu Euro 50 | JA (auch Essen und Getränke) | Ausgeschlossen von der MwSt. (keine Pflicht der Rechnungsstellung) | Vollständig im Geschäftsjahr |
NEIN | ||||
Einheitspreis über Euro 50 | Die Ausgaben dürfen die folgenden Höchstgrenzen der Einnahmen nicht überschreiten: 1,50% bei einem Umsatz von weniger als 10 Millionen Euro; 0,60% auf einem Umsatz zwischen 10 und 50 Millionen Euro; 0,40% auf einem Umsatz von mehr als 50 Millionen Euro | |||
Für Angestellte | NEIN | Ausgeschlossen von der MwSt. (keine Pflicht der Rechnungsstellung) | Vollständig im Geschäftsjahr (Kosten für Arbeit; Fringe Benefit für Angestellten falls höher als Euro 258; für Jahr 2025 – Euro 2.000 falls zu Lasten lebende Kinder, ansonsten Euro 1.000) | |
GÜTER DIE NICHT ZUM GESELLSCHAFTZWECK DES UNTERNEHMENS GEHÖREN - FREIBERUFLER | ||||
Art des Geschenks | MwSt. | IRPEF/IRES | ||
Absetzbarkeit MwSt. | Gratis Verkauf | Absetzbarkeit der Spesen | ||
Für Kunden | Einheitspreis bis zu Euro 50 | JA (auch Essen und Getränke) | Ausgeschlossen von der MwSt. (keine Pflicht der Rechnungsstellung) | Im Limit von 1% der im Geschäftsjahr erwirtschafteten Einnahmen |
NEIN | Ausgeschlossen von der MwSt. (keine Pflicht der Rechnungsstellung) | |||
Einheitspreis über Euro 50 | ||||
Für Angestellte | NEIN | Ausgeschlossen von der MwSt. (keine Pflicht der Rechnungsstellung) | Vollständig im Geschäftsjahr (Kosten für Arbeit; Fringe Benefit für Angestellten falls höher als Euro 258; für Jahr 2025 – Euro 2.000 falls zu Lasten lebende Kinder, ansonsten Euro 1.000) | |
GÜTER DIE ZUM GESELLSCHAFTZWECK DES UNTERNEHMENS GEHÖREN – UNTERNEHMEN & FREIBERUFLER | ||||
Art des Geschenks | MwSt. | IRPEF/IRES | ||
Absetzbarkeit MwSt. | Gratis Verkauf | Absetzbarkeit der Spesen | ||
Für Kunden | Einheitspreis bis zu Euro 50 | JA | MwSt. zu unterwerfen (Pflicht der Rechnungsstellung) | Vollständig im Geschäftsjahr |
Einheitspreis über Euro 50 | Die Ausgaben dürfen die folgenden Höchstgrenzen der Einnahmen nicht überschreiten: 1,50% bei einem Umsatz von weniger als 10 Millionen Euro; 0,60% auf einem Umsatz zwischen 10 und 50 Millionen Euro; 0,40% auf einem Umsatz von mehr als 50 Millionen Euro | |||
Für Angestellte | JA | MwSt. zu unterwerfen (Pflicht der Rechnungsstellung) | Vollständig im Geschäftsjahr (Kosten für Arbeit; Fringe Benefit für Angestellten falls höher als Euro 258; für Jahr 2025 – Euro 2.000 falls zu Lasten lebende Kinder, ansonsten Euro 1.000 | |
